Caso de estudio · CRM, ERP liviano y automatización operativa
Victus Global — Sistema operativo CRM / ERP liviano
Ciclo de vida, aprobaciones, visibilidad por rol, automatización y traspasos diseñados alrededor de la operación real.
Diseñadora de Sistemas · Líder de Automatización y Flujos con IA
- EntregadoSistema operativo implementado
- Reconstrucción anonimizadaCaso de estudio público
01 · En pocas palabras
Lo que hizo posible este sistema
- Necesidad del negocio
- Ciclo de vida, aprobaciones, visibilidad por rol, automatización y traspasos diseñados alrededor de la operación real.
- Mi rol
- Diseñadora de Sistemas · Líder de Automatización y Flujos con IA
- Qué se entregó
- CRM, ERP liviano y automatización operativa
- Sistemas principales
- Notion · n8n · Notion AI · Google Workspace
Madurez y estado público
- EntregadoSistema operativo implementado
- Reconstrucción anonimizadaCaso de estudio público
02 · Necesidad del negocio
Lo que necesitaba el negocio
El negocio necesitaba conectar captación, aprobaciones, clientes, proyectos, servicio, seguimientos y procedimientos.
El valor no estaba en usar no-code, sino en el diseño del ciclo, la visibilidad, el gobierno y la adopción.
03 · Lo que debía cambiar
Los riesgos operativos que debíamos resolver
Conecté captación comercial, aprobaciones, creación de proyectos, entrega y traspaso a servicio al cliente dentro de un modelo gobernado.
Registros, aprobaciones, proyectos y seguimientos no estaban conectados.
Cada rol necesitaba una vista útil sin duplicar la información base.
Los traspasos dependían de memoria y coordinación manual.
La automatización debía respetar aprobaciones y responsables.
04 · Lo que entregué
Mi responsabilidad en el sistema
Lideré el resultado de negocio, la lógica operativa, los límites del sistema, los criterios de aceptación, la dirección de entrega, la validación y la aceptación final. El desarrollo asistido por IA y la colaboración especializada apoyaron la implementación cuando el contexto lo requería.
- Diseñé el modelo de datos y ciclo del CRM / ERP liviano.
- Mapeé captación, aprobación, creación de cliente y proyecto, y traspaso a servicio.
- Creé tableros por rol y flujos de seguimiento.
- Dirigí conexiones de n8n y Google Workspace.
- Construí el manual operativo, los SOP y las reglas de gobierno.
- Usé Notion AI como apoyo sin cambiar la autoridad de registros o aprobaciones.
05 · Cómo funciona
Cómo funciona el sistema
La captación aprobada crea registros vinculados de cliente y proyecto. Las vistas por rol muestran la misma información base, mientras la automatización apoya seguimientos y traspasos bajo reglas documentadas.
Sistema seleccionado
Captación y aprobación
Registra solicitudes, contexto, responsable y evidencia de decisión.
Límite: Nada avanza a trabajo comprometido sin la aprobación requerida.
Sistemas en contexto
- Notion
- CRM, ERP liviano, vistas de trabajo, SOP y gobierno
- n8n
- Automatización aprobada del ciclo y los traspasos
- Notion AI
- Redacción y resúmenes estructurados dentro del espacio gobernado
- Google Workspace
- Hojas de cálculo, documentos, comunicación e insumos
06 · Cómo tomo decisiones
Las decisiones detrás del sistema
Las herramientas cambian. Lo importante es decidir dónde vive la información oficial, qué puede moverse, qué debe detenerse y qué evidencia es suficiente.
Diseñar el ciclo antes de la baseMapear decisiones, responsables, estados y traspasos antes de crear registros.
- Por qué
- Una herramienta flexible también puede reproducir el desorden operativo.
Un registro, varias vistasConstruir tableros por rol sobre entidades compartidas.
- Por qué
- Los equipos necesitan perspectivas distintas, no versiones diferentes del mismo cliente.
Crear registros después de aprobarGenerar estructuras de cliente y proyecto cuando la decisión ya esté registrada.
- Por qué
- Crearlas antes introduce ruido, compromisos falsos y propiedad confusa.
Automatización con manual operativoDocumentar función, responsable, excepción y alternativa manual de cada automatización.
- Por qué
- La adopción depende de saber qué ocurre cuando el camino normal falla.
07 · Cómo se entregó
Del modelo a un sistema que funciona
- Mapeé el ciclo y lo convertí en entidades relacionadas de Notion.
- Construí tableros por rol sobre registros compartidos.
- Conecté captación aprobada con cliente, proyecto, servicio y seguimiento.
- Dirigí integraciones bajo aprobaciones y traspasos definidos.
- Creé SOP y manuales para adopción y excepciones.
Controles
Dónde debe detenerse el sistema
- La aprobación precede la creación de registros posteriores.
- Las vistas por rol no duplican la información base.
- Cada automatización tiene responsable y alternativa manual.
- El caso público resalta lógica y gobierno, no la novedad de no-code.
08 · Qué cambió
Qué cambió
- Captación, aprobación, proyecto, servicio y seguimiento quedaron conectados.
- Cada rol obtuvo visibilidad sin duplicar registros.
- Reglas y excepciones se volvieron operables mediante SOP.
- Las herramientas flexibles pasaron a funcionar como sistema de negocio.
09 · Evidencia pública
Lo que puede mostrar el registro público
La evidencia se describe con criterio conservador. Cualquier prueba visual que se agregue debe estar anonimizada, explicada y revisada antes de publicarse.
Diagrama
Arquitectura del ciclo
Muestra decisiones, creación de registros, vistas por rol, traspasos y excepciones.
Evidencia anonimizada
Reconstrucción de vistas por rol
Ejemplo anonimizado de responsabilidades distintas sobre registros compartidos.
Registro narrativo
Narrativa de gobierno
Relaciona automatizaciones, aprobaciones, SOP, responsables y alternativas manuales.
10 · Lo que demuestra